勉強会のお手伝いさん

バーチャルキャストでクライアントエンジニアをやっているenpelです。
プライベートで知人が主催してる勉強会のお手伝いをする事もあり、今日は技術の話というより技術を学ぶ勉強会を手伝う話をさせてもらおうかなと思います。

勉強会主催をするときの悩み…

私自身も以前は勉強会を主催したりしてました。勉強会…とくに初めて主催する時って結構何をやらないといけないのかわからなかったり直前まで忘れている事があったりします。
少人数の勉強会ならまだ一人で運営するのもなんとかなりますが、それが20人30人…100人と増えると人の手を借りないと成り立たちません。

どんな事を手伝ってもらうことができるだろう

では実際どういう事を手伝う事ができるのでしょうか。
自分が実際に手伝う時に気にしている所をざっと列挙してみようと思います

  • 会場設営
  • 案内
  • 誘導
  • 受付
  • 懇親会
  • 撤収

大枠でこれくらいあると思います。
これらの各項目についてざっくりと話していきます。

会場の設営・片付け

設営片付けは基本肉体労働です。手数が多ければ多いほど助かります。ガンガン手伝いましょう。

どこに何を配置するのかが決まっている場合は良いのですが、決まっていない場合も結構多いです。
特に主催者と会場提供者が異なる場合は結構な割合で当日配置を考えるという事があります。

懇親会がある場合

懇親会がある場合、特に飲食物を提供する場合ですが、設営の時点から懇親会を想定した設営を心がけましょう。
懇親会前提の配置では次のことに気をつけると懇親会時少しだけスムーズになるかもしれません。

  • 提供前の飲食物(出前とかそういうやつ)を置く場所
  • ゴミが出る場合はゴミを置く場所とか決めておく
  • 飲食物周辺に人が集まるのでひとかたまりで置かない

余談ですが過去に空いてる(と思ってた)会議室に飲食物を避難させていたら別の人がその会議室を夜に使う予定が入っていて、その人達がピザの匂いがのこる部屋で会議をする羽目になったという場面を見たことがあります。勉強会運営側の人はちゃんと確認しましょう・・・

案内

勉強会でスタッフをやると会場に詳しくないけど色々聞かれる事が多くあります。
わからないことは当然主催者や会場提供者に確認をするべきですが、予め知っておくとスムーズになる事がいくつかあります。
当日いきなり手伝いだとしても事前に確認しておくと良い事は次の5つかなと思います。

  • お手洗いの場所
  • 喫煙所の場所
  • 利用できる自動販売機の有無
  • 撮影の可否
  • その他禁止事項について

お手洗いの場所

お手洗いの場所は言わずもがな…これはたくさん聞かれると思うので予め把握しておきましょう

喫煙所の場所

最近は喫煙スペースの無い会社も増えてきたように感じます。
なので無い場合は無い。ある場合はどこにあるのか?をスタッフが把握しておくと良いでしょう。

利用できる自動販売機の有無

勉強会は結構長時間になることも多いのでもし利用できる自動販売機があるのであればその場所について把握しておくと良いでしょう。
しかし、自動販売機はあるが進入禁止エリアになる場合も多いので要確認です。

撮影の可否

ほとんどの場所では勉強会会場になっているスペースで撮影不可ということは無いのですが、会社のスペースなので撮影NGという場所や勉強会で利用しているスペースの一部が撮影NGという場合も中にはあります。
会場提供側が禁止している行為が行われると次に会場を貸してもらうことが難しくなる場合もあるため、もしあるようだったら気をつけましょう
特に途中から入場した参加者は注意事項を聞いてない場合が多いのでもし禁止事項についてあれば受付時に都度連絡してもらうのが良いでしょう。

その他禁止事項について

禁止事項については撮影の可否などでも上げましたが会場側が定める禁止事項があります。
もう一つ、イベント運営側として定める禁止事項がある場合もあります。勧誘行為を目的とした参加者が居たり、ハラスメント行為をイベント内で行う人が残念ながら居る場合もあるかもしれません。
なかなかむずかしいですがイベントとして明確に禁止している場合はそういう行為を見かけたら注意しなくてはならない場面があると思います。
イベントとして定めている禁止事項があれば予め目を通しておきましょう。

受付・誘導

受付は勉強会によってはないものもありますが、ほとんどの場合オフィスビルのセキュリティや参加者を管理する都合であります。

受付を当日いきなり手伝うことになるケースというのはあまり無いと思いますが、もしも頼まれた時は気を使うとよいでしょう。

  • 出欠の管理
  • 会場への誘導
  • (有料のイベントの場合)領収書の発行
  • (必要な場合)入館証に関する注意

出欠の管理

ATND, connpass, peatix, Unity Meetup など色々なサービスがあります。
もし、こういったイベントのサービスを使う場合は出欠管理の機能が提供されている場合があります。
例えばconnpassでは参加者番号と照らし合わせてconnpassの管理機能でチェックをつけたりできます。
Unity Meetupを使う場合はQRを読み取るだけですがイベント管理用アプリのダウンロードが予め必要だったりもします。

この受付フローをどうするかは主催者が検討し、事前に伝える必要があります。

会場への誘導

特にオフィスビルに多い事例ですが、会場によっては受付場所と実際の会場が離れている事もあります。
また、平日と休日で会場への行き方も変わる場合があります。例えばあるビルでは休日はゲスト用のパスではエレベーターが利用できないといった場合があります。その場合は予め伝えたり、迷わないように人を誘導する必要があります。
こういった場合や特に混雑が想定される場合は受付をする人と誘導をする人を分けるといった対応をすると受付まわりの負荷が軽減されます。

(有料のイベントの場合)領収書の発行

特に受付時間が短いけど現金のやり取りが発生する場合は事前に想定しましょう。
領収書自体は100円ショップなどでも取り扱っています。
また、現地で直接金銭のやりとりを行う場合はスムーズな受付の為におつりを用意しておきましょう。

最近はほとんど無料だったり事前決済だったりすることが多くて自分はこのケースにほとんど遭遇したことはないですが、もしも有料の勉強会で且つ現地で支払いをする場合は想定しておくと良いでしょう。
主催者の場合はできるだけイベントプラットフォームの決裁サービスを利用するのが良いと思います。

入館証に関する注意

オフィスビルなどで行う場合は入館証が必要になる場合もあります。
入館証についての注意事項はオフィスビルごとに異なる為、一概に言えません。会場提供者側に予め確認をして何を伝えるべきかを把握して参加者へ伝えましょう

懇親会

さあ、懇親会です。懇親会では設営の項目でも少し触れましたがもうちょっと掘り下げます。

  • 懇親会用の設営
  • 飲食物の配置
  • ゴミの扱い
  • (必要であれば)途中退出者や懇親会不参加者の対応

懇親会用の設営

机を移動したりすると思いますが、開場前とは異なり人も多いです。
参加者に手伝ってもらう必要がある場合は何をどこに移動するのか?を伝えて手伝ってもらいましょう。

飲食物の配置

勉強会で飲食物が提供される事が非常に多くなりました。設営が完了していれば特に気をつける事も無いですが、基本食べ物の周りに人が集まるので分散するようになってると良いかもしれません。

ゴミの扱い

飲食物を扱うとなにかしらのゴミは出ます。
会場提供者に確認が必要になりますが、どこにゴミ入れを配置するか、いっぱいになってしまった場合にどうすればよいか?を事前に確認しておくとスムーズに対応ができます。

途中退出者や懇親会不参加者の対応

退出時に回収するものがある場合などに必要になります。
例えば名札を貸し出してたりする場合ですが、意図せず持って帰ってしまう場合もあります。そういった場合に退出の受付をする人を配置しておくと良いかもしれません。
また、ビルの都合で懇親会の時間にはビルの正面入口が施錠されている場合も多いです。その場合は帰り道の案内も合わせて行うと良いでしょう。

撤収

いよいよ勉強会も終わりです。
スムーズな撤収の為にやれることをやりましょう。

撤収時に行うことは次の4つです

  • 会場の復帰
  • 忘れ物の確認
  • 清掃
  • ゴミ捨て

会場の復帰

ほとんどの場合復帰作業が必要になります。椅子をしまったり元の配置に直したり。
わりとやりがちなのが復帰するべき状態を把握してなくて困るという事が多いです。設営時に合わせて確認しておきましょう。本当毎回わからなくなります。

忘れ物の確認

忘れ物対応とても困るんですよね・・・特に雨が降った日は傘を忘れたり・・・
なかなか難しいとは思いますが会場に残すわけにも行かないのでしっかり確認しましょう。

清掃

もし、懇親会で飲食物を提供した場合はだいたい何かしら清掃が必要になります。
寿司とか提供するとだいたい醤油が机にこぼれてます。つらいですね。

清掃する際に会場側が清掃道具が無い場合もありますのでもし可能なら予め主催側で用意しておくと良いでしょう。

ゴミ捨て

会場によってどうするべきかが異なりますが、会場提供者に確認をしてゴミをどこに捨てるべきかを確認しましょう。
結構参加者に聞かれます。

なかなか参加者が帰ってくれない時は・・・

撤収の時間になったら「別れのワルツ」とか「ほたるのひかり」を流すといつもは立ち話をしてなかなか帰らない人たちも帰っていきます。
もし、時間になっても参加者が帰ってくれなくて困ってる主催者は一度お試しください。

その他に

スタッフの荷物を置いて良い場所がもしもあったら確保してもらいましょう。
特にスタッフで参加すると自分の荷物と長時間離れる事も多いので可能であればスタッフの荷物を置く場所が用意されてると安心です。

手伝える・手伝ってもらえる事はたくさんある!

勉強会の規模や内容によってここに書いたことをやらなくていい場合も多いです。
ですが、よくある50人くらいの規模の勉強会だとわりと必要な事が多いんじゃないかなと思います。

特に人手が多ければ設営や撤収の時間が大きく短縮できたり、忙しい主催者も懇親会で余裕を持って話す事ができます。
こういったシチュエーションがある事を知っているだけでも手伝う敷居も下がると思いますし、主催の負担も減らせますし、円滑に進む事でまた次につながる事もある・・・かもしれません。

もし身近に勉強会をやろうとしている人が居て人手がほしがってるようだったら是非手伝ってみてください。

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